«Das UMB-Team hat uns - von den fachlichen Anforderungen bis hin zur technischen Prozessautomatisierung - optimal beraten und unterstützt.»

Kurt Portmann, Abteilungsleiter, Organisation & Informatik Stadt Zürich

Die Stadt Zürich digitalisiert mit UMB den Kreditorenworkflow!

03.07.2018

Die Stadt Zürich verarbeitet jährlich über 500'000 Kreditorenrechnungen. Die Folge sind lange Durchlaufzeiten, hoher administrativer Aufwand bis hin zu verpassten Skonti. Das Projekt der Stadt Zürich mit UMB umfasst die Realisierung und Digitalisierung einer gesamtstädtisch nutzbaren Lösung zur Rechnungsfreigabe - unter Integration eines zentral betriebenen Scanning-Services. Das sorgt für Kosteneinsparungen, Transparenz und operative Exzellenz im Kreditorenworkflow.

 

Die Stadt Zürich ist mit UMB auf dem Weg ins digitale Zeitalter (Foto Stadt Zürich)

Die Stadt Zürich ist mit einer Wohnbevölkerung von über 410'000 Personen die grösste Stadt der Schweiz. Die rund 28'000 städtischen Mitarbeitenden und 1'000 Lernenden betreuen nicht nur die klassischen Verwaltungsaufgaben, sondern betreiben auch zwei Spitäler, die Wasser- und Stromversorgung und die städtischen Tram- und Buslinien.

Kreditorenrechnungen: Lange Durchlaufzeiten und fehlende Transparenz

Die Kreditorenrechnungen gehen heute meist auf Papier ein und werden in praktisch allen Dienstabteilungen manuell bearbeitet. Das führt zu langen Durchlaufzeiten, welche unter anderem die Einhaltung der Zahlungskonditionen und den konsequenten Abzug der Skonti verhindern. Zudem ist der gesamte Bearbeitungsprozess intransparent, vieles lässt sich später nicht mehr genau nachvollziehen.

Digitale Erfassung und automatische Verbuchung in SAP führt zu operativer Exzellenz

Im Rahmen des Projektes wurden Rechnungen digital erfasst, in ein rechtssicheres digitales Format umgewandelt und den Dienstabteilungen elektronisch zur Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt. Die Rechnungen werden nach den Freigaben automatisch in SAP verbucht und archiviert. Das sorgt für operative Exzellenz in der Kreditorenbuchhaltung.

Dazu Kurt Portmann, Abteilungsleiter OIZ der Stadt Zürich: "Das UMB-Team hat uns - von den fachlichen Anforderungen bis hin zur technischen Prozessautomatisierung - optimal beraten und unterstützt."

Grosser Nutzen auch für weitere Dienstabteilungen der Stadt Zürich

Die OIZ geht heute davon aus, dass 80 Prozent aller Dienstabteilungen der Stadt Zürich diesen digital unterstützten Bearbeitungsprozess für Kreditorenrechnungen nutzen können. Der Rollout ist in vollem Gang.

Grösste Stadt der Schweiz – optimal beraten und unterstützt von UMB (Foto Stadt Zürich).

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